Niezależnie od tego, czy organizacja wykorzystuje zeskanowane obrazy, dane podlegające regulacjom prawnym, dokumentację generowaną komputerowo, dużą ilość dokumentów, czy złożone formaty plików, kluczem do sukcesu jest płynny i wydajny przepływ dokumentacji. Dostarczenie właściwym osobom odpowiedniej informacji we właściwym czasie jest podstawą zawierania transakcji, zadowolenia klientów i terminowego podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Documentum Webtop jest aplikacją webową umożliwiającą dostęp do repozytorium Documentum oraz jego usług z dowolnego miejsca z wykorzystaniem przeglądarki internetowej (zalecaną przeglądarką jest Internet Explorer).
Praca w aplikacji Webtop jest niezwykle prosta i intuicyjna. Nawigacja wśród treści repozytorium przypomina do złudzenia funkcję ?Eksploruj? w systemach operacyjnych Windows. Repozytorium przedstawione jest jako hierarchiczny układ w postaci drzewa kabinetów, folderów, plików oraz innych obiektów.
Dzięki Documentum Webtop użytkownik może korzystać z wielu usług repozytorium jak:
- Bezpieczny dostęp do repozytorium
- Zarządzenie bezpieczeństwem z wykorzystaniem ACL (Access Control List) dla użytkowników, grup użytkowników, ról systemowych, obiektów, procesów
- Kontrola wersji obiektu oraz historii zmian
- Audyt obiektów, użytkowników oraz procesów przepływu pracy (Work flow)
- Obieg dokumentów oraz raportowanie (Work Flow, Work Flow Reporting)
- Mechanizmy natychmiastowego definiowanie prostego obiegu dokumentów (Quick Flow)
- Obsługa cyklu życia treści (Life Cycle)
- Mechanizmy archiwizacji, tworzenia, importu, eksportu, modyfikacji oaz usuwania treści
- Tworzenie wirtualnych dokumentów
- Obsługa szerokiej gamy formatów plików
- Tworzenie kopii treści pliku różniącej się od oryginału formatem (Rendition)
- Mechanizmy pobrania i oddanie do repozytorium (Check In i Check Out) uniemożliwiające aktualizację jednego pliku przez dwie osoby w tym samym czasie
- Mechanizm subskrypcji obiektów pozwalający na śledzenie obiektu niezależnie od jego miejsca i obiegu w repozytorium
- Personalizacja wyglądu obszaru roboczego
- Filtry i mechanizmy wyszukiwania:
- Proste wyszukiwanie treści (Search) działające w podobny sposób jak wyszukiwarka Google
- Zaawansowane wyszukiwanie treści (Advanced Search) pozwala na dodawanie dodatkowych atrybutów wyszukiwania oraz wyrażeń logicznych
- Wgląd w zapisane wyniki wyszukiwania (Saved Searches)
- Wgląd w własne pliki (My Files).
- Funkcjonalność skrótów używane w systemach operacyjnych Windows (Ctrl+c, Ctrl+v, import plików z maszyny lokalnej przy pomocy ?przesuń i upuść (drag and drop) oraz wiele innych..).
Interfejs użytkownika w Documentum Webtop
Na ilustracji 1 przedstawiono wygląd aplikacji Documentum Webtop.
Documentum Webtop w kontekście administratora
Documentum Webtop może być wykorzystywany przez użytkowników z uprawnieniami administracyjnymi. Administratorzy mogą realizować wszystkie usługi, z których korzystają użytkownicy końcowi Documentum Webtop opisane powyżej. Użytkownicy administracyjni mogą dodatkowo realizować funkcje związane z zarządzaniem użytkownikami, grupami, rolami oraz wyglądem interfejsu użytkownika.
Drzewko:
Drzewko hierarchiczne składa się z następujących elementów:
- Administration - umożliwia zarządzanie użytkownikami (User Management), prawami dostępu (Security) oraz modyfikowanie interfejsu użytkownika Presets
- User Management - zarządzanie użytkownikami składa się z elementów użytkownicy (Users), grupy (Groups) oraz role Roles)
- Users - umożliwia dodawanie, modyfikowanie i usuwanie użytkowników. Pozwala również na przypisywanie użytkowników do grup
- Groups - umożliwia dodawanie, modyfikowanie i usuwanie grup
- Roles - pozwala na dodawanie, modyfikowanie i usuwanie ról. Pozwala również na nadanie roli użytkownikowi lub grupie. Rola pozwala na użycie danej funkcjonalności.
- Security - pozwala na wgląd, dodawanie, modyfikowanie i usuwanie praw dostępu (Permission Sets). Każdy Permission Set może być powiązany z użytkownikami, grupami użytkowników, typami obiektów, itp..
- Presets - pozwala na wgląd, dodawanie, modyfikowanie i usuwanie ustawień wyglądu interfejsu użytkownika. Funkcjonalność umożliwia zastosowanie zdefiniowanego wyglądu dla:
- Wybranych użytkowników, grup użytkowników lub ról
- Istniejących lokalizacji jak kabinety i foldery
- Zdefiniowanych typów dokumentów
- Repozytorium
Presets mogą definiować domyślne ustawienia Permission Sets, formaty tworzonych dokumentów oraz ich typy, grupy użytkowników, używane przepływy pracy, cykle życia, widoczne elementy w menu kontekstowym, elementy z paska narzędzi, atrybuty obszaru roboczego oraz element drzewka ukazujący się po zalogowaniu użytkownika.